TRAINING DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

 

 

Deskripsi

Training Document Control and Filing System dirancang untuk memberikan pemahaman dan keterampilan kepada peserta dalam mengelola dokumen organisasi secara sistematis, terstruktur, dan efisien. Pengelolaan dokumen yang baik sangat penting bagi organisasi untuk memastikan informasi dapat disimpan, ditemukan, dan digunakan kembali dengan mudah serta mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Dalam lingkungan kerja modern, organisasi menghasilkan berbagai jenis dokumen seperti dokumen administratif, kontrak, laporan, dokumen proyek, serta dokumen teknis yang harus dikelola dengan baik. Tanpa sistem pengendalian dokumen dan sistem pengarsipan yang efektif, organisasi dapat mengalami kesulitan dalam menemukan dokumen, kehilangan informasi penting, serta menghadapi risiko ketidakteraturan administrasi.

Pelatihan ini membahas konsep dasar pengendalian dokumen, sistem pengarsipan yang efektif, teknik klasifikasi dan penyimpanan dokumen, pengelolaan dokumen fisik dan digital, serta prosedur pengendalian dokumen sesuai dengan standar manajemen organisasi.

---

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami konsep dasar pengendalian dokumen dalam organisasi.

• Mengelola sistem pengarsipan dokumen secara efektif dan sistematis.

• Mengklasifikasikan dan menyimpan dokumen sesuai dengan sistem yang terstruktur.

• Mengelola dokumen fisik dan dokumen digital secara efisien.

• Menerapkan prosedur pengendalian dokumen dalam organisasi.

• Meningkatkan efisiensi pengelolaan informasi dan administrasi dokumen.

---

Materi Pelatihan

1. Konsep Dasar Document Control

• Pengertian document control

• Tujuan pengendalian dokumen

• Fungsi document control dalam organisasi

• Jenis-jenis dokumen organisasi

• Prinsip pengelolaan dokumen yang efektif

2. Konsep Dasar Filing System

• Pengertian sistem pengarsipan

• Tujuan sistem pengarsipan dokumen

• Jenis-jenis sistem filing

• Prinsip pengelolaan arsip yang baik

• Peran sistem filing dalam administrasi organisasi

3. Klasifikasi dan Kodefikasi Dokumen

• Teknik klasifikasi dokumen

• Sistem penomoran dokumen

• Pengelompokan dokumen berdasarkan kategori

• Penyusunan kode dokumen

• Sistem indeks dokumen

4. Sistem Penyimpanan Dokumen

• Penyimpanan dokumen fisik

• Penyimpanan dokumen elektronik

• Sistem penyimpanan berdasarkan kategori

• Pengaturan lokasi penyimpanan dokumen

• Sistem pencarian dokumen

5. Prosedur Document Control

• Proses pembuatan dokumen

• Proses persetujuan dokumen

• Distribusi dokumen dalam organisasi

• Revisi dan pembaruan dokumen

• Pengendalian versi dokumen

6. Pengelolaan Arsip dan Retensi Dokumen

• Konsep retensi dokumen

• Penentuan masa simpan dokumen

• Prosedur pemindahan arsip

• Pemusnahan dokumen yang tidak aktif

• Kebijakan pengelolaan arsip organisasi

7. Pengelolaan Dokumen Digital

• Sistem manajemen dokumen elektronik

• Digitalisasi dokumen

• Penyimpanan dokumen berbasis sistem elektronik

• Keamanan dokumen digital

• Backup dan pemulihan data dokumen

8. Pengendalian Akses Dokumen

• Pengaturan hak akses dokumen

• Perlindungan dokumen rahasia

• Sistem keamanan dokumen

• Audit pengelolaan dokumen

• Pengawasan penggunaan dokumen

9. Implementasi Sistem Document Control

• Penyusunan kebijakan pengelolaan dokumen

• Integrasi sistem document control dalam organisasi

• Standarisasi prosedur pengarsipan

• Pengawasan sistem pengelolaan dokumen

• Continuous improvement dalam pengelolaan dokumen

10. Studi Kasus dan Simulasi Sistem Filing

• Analisis kasus pengelolaan dokumen

• Simulasi penyusunan sistem filing

• Evaluasi sistem pengarsipan organisasi

• Diskusi praktik terbaik dalam document control

• Evaluasi hasil pembelajaran peserta

---

Metode Pelatihan

• Presentasi interaktif

• Studi kasus pengelolaan dokumen

• Diskusi kelompok

• Simulasi penyusunan sistem filing

• Analisis sistem document control

• Evaluasi dan umpan balik peserta

---

Target Peserta

• Staf administrasi dan perkantoran

• Document controller

• Staf manajemen dokumen dan arsip

• Staf sekretariat dan administrasi proyek

• Manajer administrasi dan operasional

• Profesional yang terlibat dalam pengelolaan dokumen organisasi.

 

Jadwal Pelatihan Training 2026
Batch 1 : 21 – 22 Januari 2026
Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
Batch 3 : 11 – 12 Maret 2026
Batch 4 : 22 – 23 April 2026
Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
Batch 7 : 15 – 16 Juli 2026
Batch 8 : 12 – 13 Agustus 2026
Batch 9 : 23 – 24 September 2026
Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
Batch 11 : 11 – 12 November 2026
Batch 12 : 16 – 17 Desember 2026

Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta.

Lokasi Pelatihan :
Yogyakarta, Kangen Boutique Hotel (8.500.000 IDR / participant)
Jakarta, Hotel Hi Senen (8.500.000 IDR / participant)
Bandung, Hotel Neo DIpatiukur (8.500.000 IDR / participant)
Bali, Hotel Quest Kuta (8.900.000 IDR / participant)
Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)
Catatan

Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.

Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali.

Investasi

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas
Modul / Handout.
Flashdisk*.
Certificate of attendance.
FREE Bag or bagpack.

 

Artikel ini dibuat oleh Insi Lailam, seorang penulis yang aktif menulis artikel sejak tahun 2020 di berbagai website. Konsistensinya dalam dunia kepenulisan membuktikan komitmennya untuk terus berbagi informasi, wawasan, serta pemikiran yang bermanfaat bagi pembaca.